Un manual por proceso, el kit para dar de alta a alguien nuevo y una ficha de una hoja por pantalla. Todo sale de la ayuda que ya trae la app, así que dice exactamente lo mismo. Descárgalo, imprímelo o mándalo por WhatsApp.
Para dar de alta a alguien nuevo y que aprenda solo: qué manual lee cada puesto, su checklist del primer día y tarjetas de una hoja para pegar junto a la computadora.
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Una hoja por pantalla: para qué es, los pasos y el error que de verdad se comete ahí. Están en carpetas, como el menú de la app.
Es lo primero que ves en la mañana. No está para presumir números: está para que en veinte segundos sepas si hay algo que atender hoy.
Contesta «¿qué hago hoy?». La lista viene ordenada por lo que cuesta NO atender cada cosa, no por monto ni por fecha, y recortada a lo que de verdad se puede despachar en un día.
Cinco preguntas de dueño con su número y con qué hacer: si vas a tener con qué pagar, si ya saliste de gastos este mes, de quién dependes demasiado, dónde tienes el dinero parado y quién te debe desde hace mucho.
Junta todo lo que trae fecha: cobros, pagos, entregas, producción, mantenimientos, firmas, vigencias y las fechas fiscales de México.
La ayuda escrita en tus palabras. Sabe en qué pantalla estás, así que no hay que explicarle el contexto cada vez.
Para enterarte de un vencimiento el día que todavía puedes hacer algo, y no la semana que ya no.
Es la misma lista para los dos. Un proveedor que también te compra no debe existir dos veces: cuando eso pasa, los saldos dejan de cuadrar.
Una cotización bien hecha es media venta. La captura te lleva campo por campo para que no se te olvide la vigencia ni las condiciones de pago, que es donde luego vienen los pleitos.
El paso siguiente de la cotización aceptada. El pedido es el compromiso: qué le vas a entregar, cuándo, y en qué condiciones de pago quedaron.
Timbrar es lo que convierte una venta en algo que puedes cobrar y deducir. El sistema revisa ANTES lo que el SAT va a rechazar.
Un solo inventario para todos tus canales, y el precio calculado desde el margen que quieres ganar.
Cobrar rápido sin equivocarse, y cerrar la caja sabiendo si cuadró.
Saber cuánto vas a vender el mes que entra, y que ninguna venta se caiga por olvido.
Los que te prestaron y los que tú prestaste, cada uno con su tabla de amortización. Están separados a propósito: uno es pasivo y el otro activo, y juntos el balance miente doble.
Lo que te deben, lo que debes, y de dónde viene cada peso que se movió: de qué factura vino el pago, y esa factura de qué pedido salió.
Convierte un adeudo grande en pagos con fecha, y manda los recordatorios solo. Cobrar a tiempo es más barato que cobrar bien.
Se calculan solas desde la venta con las reglas escritas una sola vez, y se ganan cuando pasa el hecho que las gana. Así el vendedor y el administrador ven el mismo número.
La orden de compra y la entrada de mercancía en un solo documento. Cuando el estado pasa a «Recibida» la existencia sube sola, así que no hay que capturar la entrada aparte.
El gasto con su comprobante pegado. Un gasto sin comprobante fiscal no es deducible, y eso se resuelve el mismo día o no se resuelve.
Un archivo nunca vive suelto: cuelga de un cliente, de un documento, de un gasto o de la empresa, y se abre desde los dos lados.
El efectivo que sale «para un mandado», y el dinero que se le entrega a alguien y todavía no comprueba. Dinero entregado y no comprobado es un préstamo, no un gasto.
Documentos que se mandan a firmar y se firman con el dedo o con Apple Pencil. Lo que hace valer la firma no es el dibujo: es la huella digital del archivo.
Para trabajos que duran, con sus horas y sus avances. Y para que las horas facturables que nadie cobró dejen de ser trabajo regalado.
De aquí salen los selectores de cotizaciones, compras, producción y almacén, y de aquí sale el costo para que nadie lo teclee dos veces.
La existencia se calcula sumando todos los movimientos, no de un campo que alguien actualiza. Por eso no se descuadra aunque capturen tres personas al mismo tiempo.
Varios almacenes, traspasos entre ellos y conteo físico. Sirve para saber en qué lugar está cada cosa, y quién responde por la que va en camino.
El material que sale sin ser venta: a producción, a una obra, como muestra, prestado, o porque se dañó. Cuando eso se saca de palabra, en tres semanas el inventario del sistema ya no se parece al del anaquel.
Una compra en el extranjero no cuesta lo que dice la factura del proveedor: cuesta eso más flete, arancel, agente aduanal, maniobras y el flete a tu bodega. Y todo eso llega en facturas distintas y semanas después.
Cada etapa con su maquilero y su merma. Sirve para saber en qué parte del proceso se te está yendo el margen.
Contesta «cuánto necesito y cuánto me cuesta» antes de decir sí a un pedido. Es la misma pantalla para un pantalón, un platillo o un muro: cambian los insumos, no la pregunta.
Contesta lo que hoy obliga a abrir cinco facturas: cuánto deja cada modelo, cuál te da de comer, y a quién le vendiste más barato.
La ruta del día, pensada para usarse con una mano en la calle. El acuse se levanta en el momento, no al regresar a la oficina.
Inspecciones con muestreo estadístico: la misma tabla con la que las cadenas grandes te aceptan o te rechazan un lote. Con esto te revisas tú primero.
Horarios, asistencia, horas extra y vacaciones. De aquí salen los números de la nómina, para que no salgan de la memoria de nadie.
El banco es la única fuente que no miente. Casar tus registros contra el estado de cuenta es lo que te dice si de verdad tienes lo que crees.
Las pólizas se generan de cada documento. Nadie las teclea, y por eso la contabilidad va al día y no tres meses atrás.
Calcula ISR, subsidio e IMSS de todos de un golpe, con las tablas del año.
Todo reporte sale en PDF y CSV, se manda por correo o WhatsApp y se imprime. Cada PDF lleva folio, quién lo generó y cuándo: eso es lo que lo hace defendible.
Compara el presupuesto contra lo real. Sin presupuesto, el estado de resultados nada más dice qué pasó; con presupuesto dice si era lo que esperabas.
Una lista de verificación antes de dar el mes por bueno. Tres de los puntos son bloqueantes: si esos fallan, los números del mes no son reales.
Evita dos sustos caros: quedarte sin poder facturar por un certificado vencido, y que el SAT te rechace deducciones por haberle comprado a alguien en lista negra.
Lo que la empresa posee, con su depreciación mensual y sus mantenimientos. La depreciación es un gasto deducible que no sale de tu bolsillo.
Rentas, igualas y mantenimientos contratados. Se captura una vez y el documento se genera cada periodo, en lugar de recapturar lo mismo cada mes.
La misma mecánica de los documentos aplicada a trabajos: lo que se recibe, lo que se hace y lo que se entrega, en un solo documento.
Contestar la llamada de ahorita sin buscar entre papeles, y ver qué modelos fallan más.
Para colgar un iPad o una televisión en la pared del taller. Cuando el equipo ve el número del día, el número del día empieza a importarle.
Concentraciones de descuentos, cancelaciones y faltantes. Esto no acusa a nadie: lo que hace es que la pregunta se haga a tiempo y con datos en la mano.
Llaves para que otro sistema lea y escriba aquí, y webhooks para avisarle a otro sistema cuando algo pasa.
Reglas sin programar nada: si pasa esto, haz esto otro. Cada regla se prueba en seco antes de prenderla.
Cada quien entra con su correo y ve solo lo suyo. Eso es lo que hace que la bitácora valga y que puedas quitarle el acceso a alguien sin cambiarle la contraseña a todos.
Los datos de la empresa, la seguridad y lo que le falta al negocio para poder operar completo. Tus datos personales van aparte, en Mi perfil.
